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Du début à la fin : La gestion de projet chez Ipsen

Avec Adam Larson, responsable de la gestion des projets chez Ipsen

Dès qu'un bon de commande pour un nouveau four est signé, le processus de transformation de la vente d'un ensemble de dessins en un four pleinement opérationnel commence avec Adam Larson et l'équipe de gestion du projet.

C'est à Larson qu'il incombe de faire passer le four des dessins et des spécifications aux équipes qui interpréteront les spécialisations et les personnalisations, trouveront la bonne combinaison de systèmes pour obtenir les résultats souhaités par les clients et les assembleront pour en faire exactement ce que le client a commandé.

"Les fours que nous fabriquons vont de l'équipement standard, comme le TITAN, à des fours haut de gamme, hautement techniques et entièrement personnalisés, construits pour l'industrie automobile. industrie aérospatiale. Chez Ipsen, nous avons des clients qui peuvent commander l'équivalent d'un pick-up classique ou d'une voiture de course de Formule 1 très bien réglée", a expliqué M. Larson.

Élaborer un plan de réussite

Le processus commence lorsque Larson reçoit les documents de commande de l'équipe de vente. La taille de ces documents peut être comparable à celle d'une brochure de trois pages ou d'un dictionnaire annoté.

"Dès que l'équipe de vente a reçu toutes les corrections et mises à jour du client sur le bon de commande, j'examine chaque page du document, je prends des notes, puis j'organise une réunion de lancement avec l'équipe de construction", explique M. Larson.

Pour certaines constructions, ce processus peut prendre de quelques jours à une semaine. "Entre les notes d'achat, le bon de commande, les documents de vente, les spécifications techniques et les documents d'examen de la conformité, il y a beaucoup à faire. Les projets les plus importants peuvent avoir lieu deux ou trois fois par an, explique M. Larson, mais toutes les commandes ne sont pas aussi compliquées. Pour la plupart des ventes d'équipement standard, comme pour la plupart des ventes de TITAN, la réunion de lancement de l'équipe de construction est prévue entre 48 et 72 heures après la réception du bon de commande.

L'équipe de construction comprend généralement Adam Larson, ainsi que le responsable des ventes internes, le responsable de l'ingénierie, le responsable des opérations, le responsable de la production, le responsable du contrôle de la qualité, le responsable des achats et le coordinateur du contrôle de la production.

Les progrès sont suivis chaque semaine pour chaque pièce d'équipement, avec des rapports des chefs d'équipe le mardi pour récapituler la semaine précédente et présenter ce que la semaine à venir a à offrir.

"Nous demandons à tous ceux qui travaillent activement sur un projet de revoir leur statut, de la conception technique à l'ingénierie, de la commande à l'assemblage. Les responsables des équipes d'ingénierie mécanique, électrique et logicielle reçoivent et donnent leur avis, le responsable de la production donne une vue d'ensemble rapide et le technicien du contrôle qualité fait part des derniers résultats des tests pour tous les fours soumis à un contrôle de qualité."

Les rapports sont divisés en phases d'assemblage - zone chaude, chambre, structures, systèmes de pompage, systèmes d'eau, systèmes de gaz et électricité. Le chef de projet suit chaque phase d'assemblage en fonction de son pourcentage d'avancement afin de s'assurer que tous les projets respectent le calendrier prévu.

Les obstacles sur la route

Toutes les routes ne suivent pas une ligne droite. Alors que l'équipement standard est assorti d'un calendrier d'approbation par le client, les travaux hautement personnalisés peuvent nécessiter beaucoup plus de vérifications et d'approbations. Et l'un des résultats d'un contrôle peut inclure des changements qui doivent être apportés au cours du processus de construction.

Les vérifications et les signatures ont pour but de s'assurer que le four répond aux besoins du client, de sorte que ce dernier peut compter sur le fait que son nouveau four aura toutes les fonctionnalités nécessaires dès qu'il sera installé en usine. La nécessité d'apporter des modifications à un four après son installation peut coûter cher au client en termes de temps d'arrêt et de frais de service. Le fait de passer ces appels alors que le four est encore en cours d'assemblage permet de réduire les coûts qui seraient associés à une mise à niveau après-vente, mais il y a encore des coûts supplémentaires et des considérations de temps qui entrent en ligne de compte.

Il est important de prendre en compte la possibilité de retards lors de l'examen des délais de livraison. Bien que des signatures supplémentaires puissent entraîner des retards imprévus, elles sont souvent nécessaires à la livraison d'un four spécialisé hautement personnalisé. Pour minimiser les retards, les clients peuvent jouer un rôle clé en s'engageant et en s'impliquant de manière proactive tout au long du processus. Plusieurs ressources sont également disponibles pour les autres parties prenantes qui ont besoin de mieux comprendre les équipements et les procédés de production sous vide, notamment Ipsen U, le Centre de connaissances et sous Ipsen Connect. "L'acquisition d'une connaissance de base des fours à vide à l'aide de ces ressources disponibles peut permettre de répondre aux questions les plus fréquentes", a suggéré M. Larson.

Garantir la qualité et l'état de préparation à la livraison

Lorsque le four est assemblé et prêt à être testé, les clients sont souvent invités à inspecter leur nouveau four. C'est également le moment idéal pour passer en revue les étapes nécessaires à la préparation de la livraison et de l'installation. "Il est important que les clients puissent voir leur four et s'assurer qu'il répond à leurs attentes avant qu'il ne quitte l'atelier. Nous pouvons passer en revue la commande, la comparer au travail effectué, et nous assurer de trouver les options oubliées ou de clarifier les malentendus avant que le four ne parte en camion", explique M. Larson.

Une fois que le client a signé le four terminé, celui-ci est démonté et envoyé à la peinture, puis partiellement remonté, emballé pour l'expédition et préparé pour le chargement.

Une fois que le four a quitté l'atelier, le projet est confié à l'équipe du service extérieur d'Ipsen, qui travaille avec le client sur la livraison et l'entretien du four. installation.